Repenser notre organisation des réunions, une urgence…

Un cadre passera en moyenne 16 ans de sa vie en réunion*.

La plupart des participants à ces réunions font le même constat : les réunions sont trop longues, peu efficaces et souvent ressenties comme une perte de temps… J’assiste souvent aux scénarios suivants :

  • les participants à distance font autre chose et garde une oreille distraite sur le contenu des échanges,
  • les participants en présentiels, le PC ouvert, avancent sur leurs dossiers en cours,
  • l’animateur n’est pas concentré sur la dynamique collective mais interroge individuellement les « experts » du domaine abordé à ce stade de la réunion,
  • les participants ressortent sans idées précises des actions à mener, des décisions prises,
  • les horaires et temps de parole ne sont pas respectés par tous…

Face à ce constat je souhaite aujourd’hui partager avec vous quelques idées pour rendre les réunions plus efficaces et satisfaisantes.

repenser les réunions

Avoir un objectif

Décidez avant la réunion ce qui est important et prioritaire pour vous. Posez vous la question de vos attentes par rapport à cette réunion. Quel est le sujet qui fera une grande différence une fois résolu ? Comment mesurerez-vous le succès de votre changement ?

Privilégier le présentiel

Pas toujours possible lorsque les différents sites participants sont éloignés mais il est fréquent que des participants sur site se connectent à distance à la réunion depuis leur bureau. Une règle de la réunion : que les participants d’un même site soient présents dans une même salle de réunion. Dans notre mode hyper connecté, le lien humain présentiel a une grande valeur.

Définir les rôles

En début de réunion établissez les rôles durant la réunion : qui surveille le temps, qui s’assure que les décisions sont prises et les note, qui anime, … Développez vos compétences à recadrer, recentrer les débats autour de ce qui est important. Puis changez la distribution des rôles à la réunion suivante.

Animer au paper board ou sur un écran de diffusion unique dans la salle

Quoi de pire que ces réunions durant lesquelles chacun  suit le déroulé sur son écran de PC posé devant lui… Chacun est alors dans une « bulle » individuelle rendant très difficile la création de dynamique collective.

Les PC et smartphones restent idéalement dans les sacs  et l’animation se fait au paperboard ou sur un écran de projection unique que tous les participants pourront voir.

Savoir que le multitasking est un mythe

Si vous voulez améliorer la qualité de vos relations, réduire votre stress et augmenter votre productivité : arrêtez de faire plusieurs choses à la fois. En réunion, soyez présent, pas de distraction, pas d’envoi de SMS ou de consultation de ses emails…. Votre efficacité en sera accrue et si vous ressentiez de la frustration par rapport à la qualité de votre travail, celle-ci sera atténuée.

Prévoir le juste temps

Ne vous êtes vous jamais demandé pourquoi en général nous prévoyons des réunions d’une heure, quelque soit le sujet ?….

Faites l’essai de prévoir des créneaux de 30 minutes, plus faciles à trouver dans les agendas surchargés et finalement plus efficaces car plus intenses. Les participants comme l’animateur, devenant très conscients de la façon dont le temps est utilisé et plus concentrés, réduisent l’espace d’exploration de débats stériles. Les participants sont ainsi plus engagés, stimulés par la réunion et moins enclins à faire autre chose.

Utiliser l’énergie du groupe

Si une réunion bien rythmée est énergisante, elle requiert également beaucoup d’énergie du groupe :

  • Priorisez en début de réunion les gros sujets nécessitant de la créativité
  • Programmez le matin vos réunions orientées stratégie et l’après-midi celles plus opérationnelles
  • Prévoyez un temps de récupération avant la prochaine réunion

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Vous voulez transformer vos réunions ? Je vous accompagne…
Caroline Carlicchi – Coach Certifié – 06 95 19 95 32 (Versailles – 78 – Yvelines – France)

* selon une étude du cabinet Perfony

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3 réponses

  1. Muriel dit :

    Merci pour cet échange, il serait très intéressant qu’il soit proposé à de grandes entreprises telles que la SNCF, la RATP ou Bouygues qui (semble t-il, dixit leurs encadrants) ont oublié quelques notions prépondérantes de priorité.
    Les réunions rythmées et énergisantes sont en perte de vitesse et pourtant, comme vous le soulignez au sein de votre article, elles restent un atout primordiale quant à l’énergie du Groupe -dans son ensemble-.
    Je reviendrai lire d’autres articles, je prends seulement connaissance de ce blog ce jour, merci pour votre investissement et bravo!
    Amicalement, Muriel

  2. Yann GABIOUD dit :

    L’approche des réunions dans cet article est remarquable.
    J’en parle aussi dans mon article « 9 Habitudes exceptionnelles des entrepreneurs prospères »

  3. Gérard dit :

    Cet article résume bien les différentes attitudes à adopter pour bien mener une réunion. Lorsque je dirigeais des entreprises, je réservais toujours 10 à 15 minutes à la fin de mes réunions pour un moment « formation ». Je demandais à chacun, à tour de rôle, d’expliquer un savoir-faire maîtrisé aux participants afin de leur permettre de mieux comprendre ses préoccupations. Je terminais toujours sur une note positive, car, c’est bien connu, on se rappelle plus des dernières paroles entendues.

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